Rekisteröidyille yhdistyksille
Kotisivut yhdistykselle: helpot päivittää talkoillakin
Yhdistyksen kotisivut eivät kaadu siihen, ettei niitä osattaisi tehdä, vaan siihen ettei kukaan ehdi päivittää niitä. Siksi rakennamme yhdistyksen verkkosivut niin, että uuden tiedotteen, tapahtuman tai hallituksen kokoonpanon päivittäminen onnistuu muutamassa minuutissa ilman IT-osaamista. Jäsentiedot, jäsenmaksut ja tietosuoja hoidetaan alusta asti kuntoon.
Yhdistyksen tarpeet
Mitä rekisteröidyn yhdistyksen sivuilla pitää olla
Yhdistyksen sivusto palvelee kolmea eri yleisöä samaan aikaan: nykyisiä jäseniä, uusia kiinnostuneita ja ulkopuolisia, kuten kunnan viranhaltijoita, yhteistyökumppaneita ja toimittajia. Rakenne kannattaa suunnitella niin, että jokainen löytää omansa heti etusivulta.
Jäsentiedot ja liittyminen
Selkeä sivu siitä, kuka voi liittyä, mitä jäsenyys tuo ja miten liitytään. Liittymislomake kerää vain tarpeellisen ja tiedot ohjautuvat suoraan jäsensihteerille. Yksi lomake korvaa kymmenet sähköpostikyselyt.
Tapahtumat ja kalenteri
Tulevat kokoukset, talkoot, kilpailut ja retket omalla sivullaan aikajärjestyksessä. Jokainen tapahtuma saa oman osoitteensa, jonka voi jakaa suoraan somessa ja jäsenkirjeessä.
Jäsenmaksut
Jäsenmaksun suuruus, eräpäivä, tilinumero ja viitenumero yhdellä sivulla, ilman että kukaan joutuu kaivamaan niitä vanhasta sähköpostista. Vähentää jäsensihteerin muistutustyötä tuntuvasti.
Hallitus ja yhteystiedot
Hallituksen kokoonpano, roolit ja yhteystiedot ajan tasalla. Sivu, joka on pakko päivittää vuosikokouksen jälkeen, kannattaa tehdä niin helpoksi, että se hoituu samalla viikolla.
Tiedotteet ja pöytäkirjat
Ajankohtaista-osio tiedotteille ja arkisto pöytäkirjoille sekä toimintakertomuksille. Julkinen osa kaikille, tarvittaessa jäsenille suojattu osio muulle materiaalille.
Säännöt ja tietosuoja
Yhdistyksen säännöt, y-tunnus ja tietosuojaseloste jäsenrekisteristä. Nämä kysytään yllättävän usein, esimerkiksi avustushakemuksissa ja yhteistyökumppanien toimesta.
Talkootyön ehdoilla
Sivusto, jota jaksaa päivittää vapaaehtoisenakin
Yhdistyksissä sivuja hoitaa se, jolla sattuu olemaan aikaa, ja tekijä vaihtuu vuosikokousten mukana. Siksi tärkein vaatimus ei ole hieno ulkoasu vaan se, että seuraava vapaaehtoinen pystyy päivittämään sivuja ilman perehdytystä ja ilman pelkoa siitä, että jotain menee rikki.
- Muokkaus suoraan sivulla: klikkaa, kirjoita, tallenna
- Ei hallintapaneelin valikkoviidakkoa, ei WordPress-kurssia
- Jokainen muutos versioidaan, virheen voi perua yhdellä klikkauksella
- Ei päivityksiä eikä lisäosia, joita kukaan ei ehdi huoltaa
- Tunnukset voi antaa usealle toimihenkilölle kerralla
Tyypillinen vuosikello
Tammikuu
Jäsenmaksutiedot ja eräpäivä päivitykseen
Maaliskuu
Vuosikokouskutsu ja esityslista sivuille
Huhtikuu
Uusi hallitus ja yhteystiedot vaihtoon
Elokuu
Syyskauden tapahtumat kalenteriin
Pitkin vuotta
Tiedotteet ja kuvat tapahtumista
Jäsentiedot ja tietosuoja
Jäsenrekisteri on henkilörekisteri
Yhdistyslaki velvoittaa pitämään jäsenluetteloa, ja tietosuoja-asetus määrää, miten sitä käsitellään. Nämä neljä asiaa hoidetaan sivuston rakentamisen yhteydessä, jotta niitä ei tarvitse jälkikäteen selvitellä. Emme korvaa juridista neuvontaa, mutta perusrakenne tulee kerralla kuntoon.
01
Tietosuojaseloste jäsenrekisteristä
Mitä tietoja kerätään, millä perusteella, kuinka kauan niitä säilytetään, kuka niitä käsittelee ja miten jäsen voi pyytää omat tietonsa nähtäväksi tai poistettavaksi.
02
Lomakkeet kerää vain tarpeellisen
Liittymislomakkeessa kysytään ne tiedot, joita jäsenyyden hoitaminen vaatii, ei enempää. Tiedot ohjataan sihteerin sähköpostiin tai jäsenrekisteriin, ei julkiseen tietokantaan.
03
Kuvat ja julkaisukäytäntö
Tapahtumakuvat ovat yhdistyksen sivujen paras sisältö, mutta niissä näkyy ihmisiä. Selkeä käytäntö siitä, miten kuvaamisesta kerrotaan ja miten kuvan saa poistettua pyynnöstä, säästää myöhemmältä kiistalta.
04
Kevyet upotukset
Karttojen, videoiden ja kalenterien upotukset toteutetaan niin, ettei kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ladata ennen käyttäjän valintaa. Sivusto pysyy nopeana ja evästebanneri kevyenä.
Yhdistyksen budjetti
Kerro budjettisi, katsotaan yhdessä
Tiedämme, että yhdistyksen kassa on eri kokoluokkaa kuin yrityksen. Siksi emme aloita hinnasta vaan siitä, mikä teille on oikeasti tärkeää. Kerro budjettinne ja tärkeimmät toiveet, niin kerromme suoraan, mitä sillä saa järkevästi tehtyä ja mitä kannattaa jättää myöhemmäksi. Vertailun vuoksi tavalliset pakettihintamme näet hinnastosta. Ja kuten aina: rakennamme ensin, maksatte vasta kun olette tyytyväisiä.
Usein kysyttyä
Yhdistyksen kotisivut: yleisimmät kysymykset
Mitä kotisivut yhdistykselle maksavat?
Yhdistysten budjetit ovat pienempiä kuin yritysten, ja se otetaan huomioon. Vertailun vuoksi tavalliset pakettihintamme ovat laskeutumissivu alk. 390 € ja kokonainen yrityssivusto alk. 790 €. Yhdistyksille sovimme laajuuden budjetin mukaan: kerro budjettisi, katsotaan yhdessä mitä sillä saa järkevästi toteutettua. Emme laskuta ennen kuin sivusto on valmis ja hyväksytty.
Mitä yhdistyksen kotisivut tarvitsevat sisällökseen?
Rekisteröidyn yhdistyksen sivuilla toistuu yleensä sama kuusikko: kuka olemme ja mitä teemme, tapahtumakalenteri, jäseneksi liittyminen ja jäsenmaksut, hallituksen ja toimihenkilöiden yhteystiedot, tiedotteet ja pöytäkirjat sekä säännöt ja tietosuojaseloste. Näiden päälle tulee toimialakohtaista sisältöä, kuten harjoitusvuorot, kilpailukalenteri tai tilavaraukset.
Kuka ehtii päivittää sivuja, kun kaikki tehdään vapaaehtoistyönä?
Juuri tästä syystä yhdistyksen verkkosivut kannattaa rakentaa niin, että päivittäminen onnistuu ilman koulutusta. Meidän sisällönhallinnassamme klikkaat tekstiä tai kuvaa suoraan sivulla, kirjoitat uusiksi ja tallennat. Uusi tiedote tai tapahtuma syntyy muutamassa minuutissa, ja seuraava sihteeri oppii sen ilman perehdytystä.
Miten jäsenten tiedot ja GDPR hoidetaan?
Jäsenrekisteri on henkilörekisteri, joten siitä on kerrottava tietosuojaselosteessa: mitä tietoja kerätään, millä perusteella, kuinka kauan niitä säilytetään ja kuka niitä käsittelee. Liittymislomakkeella kerätään vain tarpeellinen, ja lomakkeen tiedot ohjataan sähköpostiin tai jäsenrekisteriin, ei julkiseen tietokantaan. Kuvien julkaisuun tapahtumista tarvitaan lisäksi selkeä käytäntö.
Saako jäsenmaksut maksettua suoraan sivuilta?
Yksinkertaisin ja edullisin tapa on näyttää sivulla tilinumero, viitenumero ja eräpäivä sekä ohje, mitä maksuun kirjoitetaan. Verkkomaksu kortilla tai verkkopankilla on mahdollista maksunvälittäjän kautta, mutta se tuo sopimuksen ja transaktiokulut, joten se kannattaa vasta kun jäsenmääriä on paljon.
Voiko sivuilla olla jäsenille suljettu osio?
Voi. Toteutamme yksinkertaisen suojatun osion esimerkiksi pöytäkirjoille, jäsenkirjeille ja materiaaleille. Yhdelle jaetulle salasanalle rakennettu ratkaisu riittää useimmille yhdistyksille ja on kevyt ylläpitää. Jos tarvitset henkilökohtaiset tunnukset jokaiselle jäsenelle, se onnistuu myös, mutta laajuus kannattaa käydä läpi etukäteen.
Löytyvätkö yhdistyksen sivut Googlesta?
Löytyvät, kun perusasiat ovat kunnossa. Rakennamme jokaiseen sivustoon selkeän rakenteen, otsikoinnin, sivustokartan ja Organization-schema-merkinnän, ja kirjoitamme sivut niillä sanoilla, joilla ihmiset oikeasti etsivät: yhdistyksen nimi, toimiala ja paikkakunta. Tapahtumasivut ja tiedotteet tuovat lisäksi tasaista näkyvyyttä.
Kerro yhdistyksestänne, niin ehdotamme sopivan kokonaisuuden.
Muutama rivi siitä, mitä teette ja mikä nykyisissä sivuissa takkuaa, riittää alkuun. Vastauksen saat ilman myyntipuhetta ja ilman velvoitteita.
Vastaamme 2 tunnin sisällä